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Aufbewahrungsfristen für dienstliches Schriftgut
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Der Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet wenn die Belege Buchfunktionen übernehmen, bei der Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext laut Bundesdatenschutzgesetzes zu besonderer Sorgfalt.
Bedauerlicherweise bleiben Diskretion und Datenschutz oftmals unbeabsichtigt auf der Strecke.
Der Datenschutz bedeutet in vielen Unternehmen, dass alle Daten unverändert im Papierkorb landen.Fehlerhafte Kopien, Notizen, Rechnungen, ja sogar ganze Kundenkarteikarten landen somit bei "proffesionellen Schnüfflern" oder "Zufallsfindern".
Der Verlust dieser Daten kann je nach Unternehmen Millionen Schaden verursachen.
Die Aufbewahrungsfristen sind in Jahren angegeben. Grundlage sind handels- und steuerrechtliche Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung, sowie zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen
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Zehnjährige Aufbewahrungsfrist
Seit dem 01.01.2009 dürfen nachfolgend aufgeführte Unterlagen mit Datum bis zum 31.12.1998 vernichtet werden :
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Bücher (Kasse, Rechnungen ...)
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Konten
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Inventarlisten
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Jahresabschlüsse
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Eröffnungsbilanzen
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Buchungsbelege
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Sechsjährige Aufbewahrungsfrist
Seit dem 01.01.2009 dürfen nachfolgend aufgeführte Unterlagen mit Datum bis zum 31.12.2002 vernichtet werden :
Lohnkonten
Geschäftsbriefe
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Glossar
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|A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O|P|Q|R|S|T|U|V|W|X|Y|Z|
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A (top)
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Jahre
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Abschlußbuchungsbelege
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10
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Abschreibungsunterlagen
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6
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Bilanzunterlagen
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10
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Anlagevermögensbücher und -karteien
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10
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An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkasse
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6
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Arbeitsgerichtsvorgänge
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6
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Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge
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6
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Arbeitszeitordnungen (wenn nicht Lohnunterlagen)
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0
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Arzneimittel (Apotheken)
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3
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Auftrags- und Bestellungsunterlagen (einschl. vorausgegangenem Angebot)
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6
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Ausgangsschecks (nach der Belastung vom Kreditinstitut zurückgereicht)
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10
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B (top)
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Jahre
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Bankauszüge
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10
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Bankbelege
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10
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Baupläne für Gebäude
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6
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Behördliche Anweisungen
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6
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Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
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10
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Belastungsanzeigen (intern und extern)
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10
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Belege, Beleglisten usw.
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10
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- wenn Buchungsunterlagen
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- bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung
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10
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- sonst
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0
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Bestell- und Auftragsunterlagen
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6
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Betäubungsmittelabgabe
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3
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Betäubungsmittelverbleib und -bestand
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3
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Beteiligungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen)
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10
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Beteiligungsunterlagen (soweit Bilanzunterlagen)
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10
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Bewertungsunterlagen
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6
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Bilanzen
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10
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Bilanzunterlagen (ausgenommen Bücher, Inventare)
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6
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Buchungsbelege
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10
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- bei kontenblattloser und ähnlicher Buchführung (z.B. bei offener Posten-Buchhaltung, )
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- bei Buchführung mit Kurz-, Teil- oder Symboltext nach Vereinbarung mit zuständiger Finanzdirektion
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10
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Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)
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6
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D (top)
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Jahre
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Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)
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6
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Dateien (soweit Verfahrensdokumentation)
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10
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Dauerauftragsunterlagen
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6
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Debitorensaldenlisten
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10
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Doppelbesteuerungsunterlagen
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6
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E (top)
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Jahre
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Einheitswertbescheide
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6
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Ergebnisrechnungen (G und V)
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10
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Eröffnungsanträge für Kontokorrentkonten
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10
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Erste-Hilfe-Leistungen
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5
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F (top)
|
Jahre
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Fachzeitschriften
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0
|
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Fernsprechunterlagen
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10
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- wenn Buchungsunterlagen
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|
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|
- sonst
|
0
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|
Freistemplerabrechnungen
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10
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G (top)
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Jahre
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Gebäude- und Grundstücksunterlagen
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10
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- wenn Inventare
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|
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|
- sonst
|
0
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Gehaltskontenkarten
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6
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Gehaltslisten
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6
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Gehaltsquittungen
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6
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Genehmigungen, behördliche und private
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6
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Geschäftsberichte (eigene und von Beteiligungsgesellschaften)
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10
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Geschlechtskrankheiten, Aufzeichnungen über
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5
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Gesellschafterversammlungsunterlagen (Protokolle)
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10
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Gewinn- und Verlustrechnungen
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10
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Grundbuchauszüge des Grundbuchamtes
|
0
|
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Grundbuch- und Journalblätter
|
10
|
|
|
- wenn Inventare
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|
|
|
- sonst
|
6
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|
Gutachten
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10
|
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Gutschriftsanzeigen (extern)
|
6
|
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H (top)
|
Jahre
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Handelsbriefe (empfangene und Kopien abgesandter)
|
6
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Handelsbücher
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10
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Handelsregister- und Grundbuchauszüge
|
0
|
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Hauptbücher und -karteiunterlagen
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10
|
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|
I (top)
|
Jahre
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Inkassobücher, -karteien und -quittungen
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10
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Inventare
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10
|
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J (top)
|
Jahre
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Jahresabschlüsse
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10
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Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
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10
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Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
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10
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K (top)
|
Jahre
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Kassenbelege
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10
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Kassenberichte, wenn Buchungsunterlagen
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10
|
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Kassenbücher
|
10
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Kiefermodelle siehe unten Kilometergeldabrechnungen
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6
|
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Klageakten
|
6
|
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Kontoauszüge (extern)
|
6
|
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Kontokorrentbücher
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10
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Krankenhaus-Buchführungsunterlagen
|
10
|
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|
Krankenkassen-Beitragsabrechnungen
|
10
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|
Krankenkassen
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Kassenzahnärztl. Vereinigung
|
2
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- Abrechnungsdaten
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- Leistungsvoraussetzungen
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10
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Kreditoren-Saldenlisten
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10
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Kreditunterlagen
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6
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|
Kurzfristige Erfolgsrechnung
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6
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L (top)
|
Jahre
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Lastschriftanzeigen
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6
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Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen
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10
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|
Lochkarten, Lochstreifen und andere Datenträger
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10
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|
- mit Belegfunktion
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|
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|
- mit Kontenfunktion
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10
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Lohnkontenkarten
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6
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Lohnlisten
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6
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Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)
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6
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M (top)
|
Jahre
|
|
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Mahnvorgänge
|
6
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Maschinenkarteikarten (Inventur)
|
10
|
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|
Mietunterlagen, wenn nicht Buchungsunterlagen
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0
|
|
|
Mietverträge (nach Vertragsende)
|
6
|
|
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Modelle siehe Kiefermodelle Monatsabschlüsse
|
0
|
|
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N (top)
|
Jahre
|
|
|
Nachnahmebelege
|
10
|
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|
Nebenbücher
|
10
|
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|
O (top)
|
Jahre
|
|
|
Offenbarungseidanträge
|
6
|
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Offene-Posten-Liste
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10
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Orderpapiere
|
6
|
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P (top)
|
Jahre
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Pachtunterlagen wenn Buchungsunterlagen
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10
|
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|
Pachtverträge (nach Vertragsende)
|
6
|
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|
Pensionszahlungen (Unterlagen über)
|
10
|
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|
Personalunterlagen
|
6
|
|
|
Pfändungsunterlagen
|
6
|
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|
Portokassenbücher
|
10
|
|
|
Postquittungsbücher
|
6
|
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|
Postscheckauszüge
|
6
|
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|
Q (top)
|
Jahre
|
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|
Quittungen wenn Buchungsunterlagen
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10
|
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R (top)
|
Jahre
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|
Rechenformeln soweit Verfahrensbeschreibung
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10
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Rechnungen und -unterlagen
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6
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Rechtsstreitfälle und -unterlagen (nach Abschluß)
|
6
|
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|
Reisekostenabrechnungen
|
10
|
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Reparaturen
|
0
|
|
|
S (top)
|
Jahre
|
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|
Sachkosten
|
10
|
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|
Saldenbilanzen
|
10
|
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|
Saldenlisten
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10
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Scheckbelege wenn Buchungsunterlagen
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10
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|
Schecks (nach Einlösung)
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6
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Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)
|
6
|
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Schuldscheine (nach Entwertung)
|
6
|
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Schuldwechsel (eingelöste)
|
5
|
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Skontolisten
|
6
|
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|
Sondergratifikationen
|
6
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|
Sonstige Forderungen
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10
|
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|
Sparbücher
|
6
|
|
|
Spendenbescheinigungen
|
6
|
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Statistiken und Übersichten
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6
|
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Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung - RöV)
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30
|
|
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Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen - RöV)
|
10
|
|
|
Strahlenschutz
|
5
|
|
|
- Belehrungen (RöV)
|
|
|
|
- Gesundheitsakte (RöV)
|
30
|
|
|
- Meßergebnisse (RöV)
|
30
|
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|
Summenbilanzen
|
10
|
|
|
T (top)
|
Jahre
|
|
|
Teilzahlungsunterlagen
|
6
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Telefongebührennachweise
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6
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Tierimpfstoffe
|
5
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- Buchführung
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- Erwerb und Abgabe
|
3
|
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U (top)
|
Jahre
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Überstundenlisten
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6
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|
Umsatzsteuerunterlagen
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6
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Urlaubslisten (für Rückstellungsermittlungen)
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6
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V (top)
|
Jahre
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Vermögensverzeichnis
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10
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Versandunterlagen
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6
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- wenn Buchungsunterlagen
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|
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|
- sonst
|
0
|
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Versicherungsunterlagen
|
6
|
|
|
Versorgungsunterlagen
|
6
|
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|
W (top)
|
Jahre
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|
Wartungsabkommen und -unterlagen
|
6
|
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|
Wechsel, wenn sie der Wechselsteuer unterliegen
|
5
|
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|
Z (top)
|
Jahre
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|
Zahlungsanweisungen
|
6
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|
Zessionen (Unterlagen über)
|
6
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|
Zinsabrechnungen
|
6
|
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